Sprache der PDF Angebote & Function Sheets ändern
Grundsätzlich werden Angebote in der Sprache des jeweiligen Konfigurators erstellt. Ein DE Konfigurator erstellt deutschsprachige Angebote, ein EN Konfigurator sendet englische Angebote usw.
Die Sprache aller Dokumente kann jedoch einfach geändert werden: Hierfür wird im Verwaltungstool die Sprache der Benutzeroberfläche (temporär) auf die gewünschte Sprache umgestellt, und das Angebot oder Function Sheet dort neu generiert. Inhalte und Preise des Ursprungsdokuments bleiben selbstverständlich identisch.
Dies kann sehr hilfreich sein, wenn eine Kundin ein Angebot in einer anderen Sprache wünscht - oder auch, wenn für das Personal (zur Durchführung des Events) Function Sheets und Zeitpläne in unterschiedlichen Sprachen erstellt werden sollen.
Wo? Verwaltungstool > Sprache der Benutzeroberfläche ändern & Dokument dort neu generieren
Überarbeiteter Export der Angebotsdaten
Der Export der Daten der Veranstaltungsangebote wurde erweitert.
Die Export-Dateien enthalten jetzt neben den bisherigen Informationen zu den Eckdaten der Veranstaltung, den Kundendaten und den Umsätzen auch Informationen zur Version und zum Status eines Angebots nebst möglicher Ablaufdaten.
Die erweiterten Exporte können für alle Eventkonfigurationen oder eine (gefilterte) Auswahl erstellt werden, und für individuelle Auswertungen oder Berichte herangezogen werden.
Wo? Verwaltungstool > Listenansicht > Konfiguration(en) auswählen > Bearbeiten > Angebotsdaten exportieren
Gewohnte Zuverlässigkeit der eMail Zustellung
Um eMail-Empfänger besser vor unerwünschten oder unsicheren eMails zu schützen, stellen verschiedene Provider seit Februar 2024 nur noch Nachrichten von zertifizierten Absendern zu.
Eventmachine eMails werden auch nach Einführung neuer Richtlinien weiterhin zuverlässig zugestellt. Beim Versand von Angeboten oder Function Sheets werden alle Richtlinien zu DKIM, SPF und DMARC Einträgen vollständig erfüllt. Zudem wird die Zuverlässigkeit der Zustellung aller eMails ständig überwacht.
Ferner wurde die Anzahl der Wiederholungsversuche für den Fall angepasst, dass die Zustellung einer eMail (temporär) vom Empfängerserver nicht bestätigt wurde. Ein Tipp: In vielen Fällen lohnt eine Überprüfung der Schreibweise der eMail Adresse, falls eine Nachricht im Verwaltungstool nach drei Versuchen als “nicht gesendet” gekennzeichnet wurde.
Wo? Verwaltungstool > Detailansicht Angebot > Log “Mail Ereignisse”
Elektronische Rechnungen
Zukünftig sind in Europa elektronische Rechnungen im B2B-Bereich grundsätzlich verpflichtend.
Ziel der Umstellung von Papier- auf E-Rechnungen ist es, den Gesamtprozess von der Rechnungsstellung bis hin zur Zahlung und Archivierung kostengünstiger und effizienter zu gestalten, sowie die Verarbeitung der Rechnungsdaten zu automatisieren.
Bereits seit Anfang des Jahres versendet Eventmachine alle Kundenrechnungen im Format "ZUGFeRD v2.1.1 - XRechnung Profile". Beim hybriden ZUGFeRD-Format handelt es sich um eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei, welches die Anforderungen an elektronische Rechnungen erfüllt.
Weitere Informationen zur Initiative der EU Kommission "VAT in the digital age" finden Sie hier: VAT in the digital age
Interne Ressourcen-Verfügbarkeiten
Verfügbarkeiten verschiedener Optionen können nun erfasst und im Konfigurator dargestellt werden - auch, wenn Eventmachine nicht mit einem PMS (Property Management System) verknüpft ist.
Die Verwendung der Verfügbarkeiten anderer Optionen und / oder eines Pools von Verfügbarkeiten bietet die Möglichkeit, zu vermeiden, dass mehr Einheiten einer Option angeboten werden, als tatsächlich physisch vorhanden sind.
Beispiel:
Ein Haus hat 27 Zimmer, welche sowohl als Einzelzimmer (zur Einzelnutzung), als auch als Doppelzimmer (zur Doppelnutzung) verkauft werden. Sobald beide Optionen mit der gleichen Ressourcen-Verfügbarkeit verknüpft sind, werden in Summe nur noch maximal 27 Einheiten als insgesamt verfügbar gekennzeichnet. Ohne Verknüpfung könnten theoretisch 2 x 27 Einheiten im Angebot inkludiert werden, was gegebenenfalls nicht gewünscht ist.
Wo? Support ansprechen
Dynamische Links für kurze & lange Angebote
In der Regel erhalten Nutzerinnen zunächst eine detaillierte (längere) Angebotsversion, deren Umfang im Verwaltungstool für jeden Konfigurator individuell einstellbar ist.
Die Eventmachine Demo-Daten enthalten zudem in bestimmten Textblöcken dynamische Links (vgl. z.B. “Management Summary ansehen”), mittels derer auf Wunsch eine Kurzversion der Angebote erzeugt wird.
Umgekehrt ist es nun ebenso möglich, dass die Kundin zuerst eine Kurzversion erhält, und bei Bedarf eine detailliertere Version herunterladen kann. Hierfür wird im ersten Schritt die eigene Angebotsvorlage so “kurz” eingerichtet, wie gewünscht. Im zweiten Schritt wird in einem Textblock ein dynamischer Link verwendet, der eine Langversion des kurzen Angebots erzeugt.
Dynamischer Link für Kurzversion:
${pdf-shared-url(overview)}Dynamischer Link für Langversion:
${pdf-shared-url(full)}
Wo? Verwaltungstool > PDFs bearbeiten > PDF-Inhalt
Neue Anmeldeseite
Die Anmeldeseite (Verwaltungstool) wurde überarbeitet und vereinfacht. Ebenso wurde der Prozess überarbeitet, wie Nutzer Passwörter zurücksetzen können.
Bestehende Kunden müssen nichts tun: Alle Zugangsdaten und Einwahlseiten behalten ihre Gültigkeit.
Wo? Verwaltungstool > Anmeldeseite
apaleo Integration Gruppenfolio & Log Informationen
Eventmachine unterstützt die apaleo Funktionalität “Gruppenfolio” seit deren Einführung in apaleo.
Für Kunden mit eingerichteter apaleo Integration werden bei bestätigten Gruppenbuchungen nun Gruppenfolios (statt virtueller Folios) geschrieben. Sollte kein Gruppenfolio geschrieben werden können, greift der bisherige Prozess. Die Umstellung erfolgt automatisch, ein Handeln ist nicht erforderlich.
Ebenso wurden Details zu Folios in das Log “Integration Ereignisse” aufgenommen, und können dort eingesehen werden. Gleiches gilt für Blöcke, die erfolgreich geschrieben wurden - oder nicht geschrieben werden konnten.
Wo? Verwaltungstool > Detailseite Angebot > Angebot Status > Details Integration
Weitere Informationen zur Integration von Eventmachine mit apaleo können Sie auch hier finden:
Diverse kleinere Verbesserungen & Bugfixes
In diversen Bereichen des Verwaltungstools, wie auch der Konfiguratoren, wurden Funktionalitäten optimiert und kleinere Fehler behoben, u.a.
- Ergänzung der Anzeige von Integrationspartnern im Falle einer Verknüpfung mit Drittsystemen
- Optimierung der Funktion “Angebot für neue Veranstaltung wiederverwenden”
- Updates für das Angebotsformular
- Bugfixes für Sonderfälle beim Einsatz von Regeln der Art “Catering-Typ” und “Inkompatibilität”
- Plattform-Optimierungen und Erweiterung der Services zur Überwachung sicherheitsrelevanter Aspekte
Wo? Alle Services
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