Sinnvoll? Instant Live Booking für Meetings & Events

Die Digitalisierung wird den Tagungs- und Eventmarkt grundlegend verändern - wie alle anderen Geschäftsbereiche auch. Veraltete Prozesse werden verschwinden und durch moderne, effizientere, digitale Prozesse ersetzt.

Die Art und Weise, wie Tagungen und Veranstaltungen angefragt und geplant werden, wie MICE Angebote erstellt und gebucht werden, befindet sich in einem dynamischen Wandel. Welche Tools brauchen Hotels und Locations? Und vor allem:

Was erwarten Kunden von Tagungshotels und Event-Locations?

Wenn Unternehmen eine Veranstaltung planen, steht in der Regel nicht fest, bei welchem Anbieter gebucht werden wird. Mögliche Veranstaltungsorte werden recherchiert, diverse Anbieter werden angefragt. Angebote werden eingeholt, ausgewertet, und intern besprochen.

Es gibt im B2B-Bereich viele Gründe für Unternehmen, Event-Locations oder Räume in Hotels zu optionieren: Oft haben anfragende Eventplaner keine Entscheidungsbefugnis oder Prokura. Auch müssen Einkaufs- oder Compliance-Vorgaben erfüllt werden. Und nicht zuletzt werden Events bei Unternehmen im Team besprochen - bevor Entscheidungen gefällt und Buchungen durchgeführt werden.

Tagungs- oder Eventanbietern stellt sich daher grundsätzlich die Frage, ob (oder welche) Verfügbarkeiten online live angezeigt werden sollen.
 

Leere Schaufenster verkaufen nicht

Wie verhält es sich mit Optionen, die bereits für einen anderen Interessenten geblockt sind? Dürfen auf der Website nur Kapazitäten angezeigt werden, die verbindlich sofort buchbar sind? Was gilt für die Verfügbarkeit von Hotelzimmern, Rahmenprogrammen oder anderen Event-Serviceleistungen?
 

1 + 1 = 0

Die "Papierlage" kann manchmal täuschen. Soll ein MICE Tool eine Meeting-Anfrage für 50 Teilnehmer nicht bearbeiten, nur weil laut Live-Daten lediglich noch 49 Hotelzimmer frei sind? Soll dem Website-User dann wirklich gesagt werden, dass seine Suche kein Ergebnis bringt? Live Verfügbarkeiten können im krassen Gegensatz zu betriebswirtschaftlichen Überlegungen stehen.

Wenn Internet-User Veranstaltungsmöglichkeiten recherchieren, wollen Sie sofort individualisierte Ergebnisse sehen. Der Nutzer will nicht, dass ihm online zu wenig oder gar nichts angezeigt wird ("Ausverkauft"-Schild). Sonst ist dieser potentielle Kunde schnell von der Website verschwunden - und bleibt für immer unbekannt.

Beim Einsatz eines MICE Tools ist es sinnvoll, dem Interessenten das gesamte MICE Angebot zu präsentieren. Umfassend, visuell ansprechend und individuell konfigurierbar. Inklusive bereits optionierter Bausteine oder Services, deren Verfügbarkeit in keiner Datenbank hinterlegt ist.

Nur, wenn der User findet, was er sucht, hinterlässt er seine konkreten Anforderungen. Und seine Kontaktdaten. So werden wertvolle neue Leads und qualifizierte Anfragen automatisch auf der eigenen Website generiert.

Und sollten Anfragen kollidieren, ist dies kein Problem - im Veranstaltungsbereich ist immer Vieles möglich: Veranstaltungsflächen können getauscht oder Alternativtermine gefunden werden. Kapazitäten können angemietet, erweitert oder hinzugebucht werden. So können dann zusätzliche, weitere Veranstaltungen durchgeführt werden - anstatt dem User online mitzuteilen, dass "nichts" möglich sei.

Neue Interessenten auf der MICE Website sind wertvolle Kontakte - und goldwert für den Direktverkauf.

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