Nöte der Eventplaner bei Anfrage & Buchung von Eventlocations und Hotels

Wie Eventplaner heute die richtige Veranstaltungsstätte für ihr Meeting oder ihr Event finden, ist bekannt: Die Mehrheit richtet sich nach persönlichen Empfehlungen, nutzt Suchmaschinen und studiert die Firmenwebseiten von Eventlocations und Hotels.

Online alle Veranstaltungsflächen, Cateringmöglichkeiten und Eventleistungen perfekt darzustellen, ist daher kein "nice to have", sondern ein Muss. Aber ist ein hübscher Internetauftritt bereits ausreichend?

Der Eventplaner erwartet, genau die Informationen online zu finden, die er in diesem konkreten Moment für seine individuelle Veranstaltungsplanung benötigt. Die digitale Ungeduld ist allgegenwärtig - wer es im Internet gewohnt ist, jetzt zu bestellen, was gleich im Anschluss geliefert wird, will sich nicht ausbremsen lassen. Veranstaltungsplaner erwarten, alle relevanten Fakten sofort zu bekommen.

Kunden erwarten, Produkte und Leistungen unmittelbar zu erhalten - sofort ist das neue normal.

^{Quelle: think with Google | "Micro-Moments Now: Why expectations for 'right now' are on the rise", August 2017}

Anbieter von Tagungen und Events müssen durch die Brille der Eventplaner sehen - und verstehen, was User (Kunden) auf ihrer Website erwarten. Veranstaltungsplaner bilden sich online ihre Meinung, ob eine Veranstaltungsstätte der richtige Partner für ihr Event ist. Sie erwarten "instant" Information. 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche.

Der Preis und die Location selbst sind entscheidende Faktoren bei der Auswahl einer Veranstaltungsstätte. Doch das ist längst nicht alles - das Gesamtpaket muss stimmen.

Erhält der Eventplaner nur ein allgemeines 08/15-Angebot? Ist die Kalkulation transparent und exakt gerechnet? Sind gar versteckte Kosten zu erwarten, die erst in der Endabrechnung auftauchen? Zeigt der Anbieter, dass er die Veranstaltung wirklich will und setzt er sich mit den individuellen Wünschen des Eventplaners ernsthaft auseinander?

Die Masse an Event-Anfragen nimmt stetig zu - dennoch wollen Eventplaner, dass gerade ihre Anfrage besonders ernst genommen wird. Ein unauflösbarer Widerspruch?
 

Fragen ohne Antwort

Zu Recht erwarten Eventplaner, dass sich der Anbieter seitens des Hotels oder der Location mit allen seinen Fragen auseinandersetzt. Jedoch beklagen sich über ein Drittel der Veranstaltungsplaner, dass sie nicht auf Alles Antworten erhalten.

Anbieter, die sich qualifiziert und professionell mit allen Details auseinandersetzen, und zeitnah offene Fragen klären, sind hier klar im Vorteil. Die Qualität des Buchungsprozesses ist für Eventplaner ein entscheidender Baustein.
 

Einmal nachrechnen, bitte

Event-Kalkulationen können aufwendig sein: Viele Einzelpositionen, unterschiedliche Berechnungsarten, dynamische Preisgestaltung und nicht zuletzt verschiedene Steuersätze.

Knapp ein Viertel der Eventplaner fordert im Angebotsprozess exaktere Bechnung und mehr Transparenz. Versteckte Kosten stellen für den Veranstaltungsplaner eines der großen Ärgernisse dar. Was kostet die Veranstaltung in der Summe - und sind die angebotenen Preise eigentlich brutto oder netto? Schon einfache Fragen bleiben in vielen Event-Angeboten ungeklärt.
 

Morgen war gestern

Ob man es gut findet, oder nicht - Schnelligkeit gewinnt. Wenn Eventplaner kurzfristig ein Angebot wünschen, so kann man sich über die Eile beschweren. Oder effizient genug sein, um zuverlässig antworten zu können. Reaktionszeiten von 24 Stunden sind von gestern.

Wenn sich über 20% der Eventplaner beschweren, dass von Locations Deadlines nicht eingehalten werden, muss gehandelt werden. Denn auch Eventplaner sind digital ungeduldig - und meinen, dass Hotels und Eventlocations hier ihre Angebotsprozesse verbessern können.

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