Warum es jetzt an der Zeit ist, zu automatisieren

Im heutigen Markt ist Automatisierung der Schlüssel für Hotels und Veranstaltungsorte, um zu Zeiten von Personalmangel erfolgreich zu sein

Da Hotels und Veranstaltungsorte mit steigenden Anforderungen im MICE-Bereich (Meetings, Incentives, Conferences und Exhibitions) konfrontiert sind, ist die Automatisierung von Angebotsprozessen und der Erstellung von Function Sheets oder Zeitplänen ein entscheidender Faktor. In Zeiten von Personalknappheit und wirtschaftlicher Ungewissheit ist es nicht nur ineffizient, sich auf manuelle Prozesse zu verlassen - es ist auch nicht nachhaltig.

Die Automatisierung dieser kritischen Prozesse ist die Antwort und bietet eine schnellere, genauere und skalierbare Lösung, von der sowohl Hoteliers als auch ihre Gäste profitieren. Im Folgenden sehen wir, warum die Automatisierung Ihrer MICE-Angebotserstellung und Veranstaltungsplanung nicht länger eine Option, sondern eine Notwendigkeit ist.

Das Gastgewerbe ist seit den letzten Jahren stark vom Personalmangel betroffen. Die überwiegende Mehrheit der Hotels leidet unter Personalknappheit, insbesondere in den Abteilungen Verkauf und Eventmanagement. Diese Personallücke verlangsamt nicht nur den Betrieb, sondern wirkt sich auch direkt auf die Servicequalität aus, insbesondere bei der Verwaltung der komplexen Details von MICE-Veranstaltungen.

Durch die Automatisierung von Aufgaben wie der Angebotserstellung für Veranstaltungen und der Erstellung von Function Sheets oder Bankettbestellungen (BEOs) können Hotels und Locations mit weniger Ressourcen effizienter arbeiten. Die Automatisierung stellt sicher, dass auch bei kleineren Teams kein Detail übersehen wird, was zu einer reibungsloseren Durchführung der Veranstaltungen führt.

In einem wettbewerbsintensiven Markt kann Reaktionsschnelligkeit über Erfolg oder Misserfolg eines Geschäfts entscheiden. Schnelle Reaktionszeiten sind entscheidend für den Erfolg im MICE-Geschäft. Die Kunden erwarten sofortige, detaillierte Angebote, und jede Verzögerung gibt der Konkurrenz die Oberhand.

Mit Automatisierungstools wie den Event-Konfiguratoren von Eventmachine können Hotels und Veranstaltungsorte sofort Angebote und Function Sheets erstellen und so sicherstellen, dass sie der Konkurrenz einen Schritt voraus sind. Indem Sie potenziellen Kunden innerhalb von Minuten genaue, maßgeschneiderte Angebote unterbreiten, können sie mehr Buchungen sichern und die Konversionsrate erhöhen.

1. Zeitersparnis für das Personal

Die Planung von Veranstaltungen ist arbeitsintensiv. Verkaufsteams verbringen unzählige Stunden damit, Angebote manuell zu erstellen und Zeitpläne zu aktualisieren. Durch die Automatisierung werden sie von diesen zeitraubenden Aufgaben befreit und können sich auf höherwertige Aktivitäten wie den Aufbau persönlicher Beziehungen und die strategische Planung konzentrieren.

2. Verbesserte Genauigkeit und Konsistenz

Manuelle Prozesse sind anfällig für menschliche Fehler. Falsche Angaben in Angeboten oder Function Sheets können zu unzufriedenen Kunden und Missgeschicken bei Veranstaltungen führen. Die Automatisierung stellt sicher, dass die Daten an allen "Touchpoints" genau und konsistent sind, wodurch das Fehlerrisiko verringert und das Vertrauen der Kunden gestärkt wird.

3. Erhöhte Konversionsraten

Je schneller Sie auf Kundenanfragen reagieren, desto größer sind Ihre Chancen auf einen Geschäftsabschluss. Die Automatisierung ermöglicht nahezu sofortige Antworten, so dass Ihr Vertriebsteam umfassende Angebote unterbreiten kann, solange das Interesse der Anfragenden am größten ist.

4. Bessere Skalierbarkeit

Durch Automatisierung können Hotels und Venues mehr Veranstaltungen abwickeln, ohne dass die Zahl der Mitarbeiter steigt. Ganz gleich, ob Sie mehrere Anfragen auf einmal bearbeiten oder an grossen Veranstaltungen arbeiten, automatisierte Prozesse stellen sicher, dass jede Anfrage die Aufmerksamkeit erhält, die sie verdient.

Gäste und Veranstaltungsplaner profitieren von der Automatisierung genauso wie interne Teams. Hier sind die Gründe dafür:

1. Schnellere Reaktionszeiten

Gäste erhalten Angebote und Veranstaltungsdetails viel schneller, so dass sie schnell Entscheidungen treffen und mit ihrer Planung fortfahren können.

2. Personalisierung in großem Stil

Event-Plattformen wie Eventmachine ermöglichen maßgeschneiderte Angebote, die den spezifischen Bedürfnissen jedes einzelnen Kunden entsprechen, und gewährleisten so ein personalisiertes Erlebnis ohne manuellen Aufwand.

3. Aktualisierungen in Echtzeit

Automatisierungswerkzeuge können Änderungen an den Veranstaltungsdetails sofort widerspiegeln, vor allem, wenn sie mit dem "Tech Stack" eines Hauses integriert sind. Dieses Maß an Echtzeit-Genauigkeit kann entscheidend sein, um eine reibungslose Planung der Veranstaltung zu gewährleisten.

Die Hospitality Branche entwickelt sich weiter, und manuelle Prozesse reichen nicht mehr aus, um den heutigen, schnelllebigen Anforderungen gerecht zu werden. Angesichts des anhaltenden Arbeitskräftemangels und der gestiegenen Erwartungen der Gäste ist Automatisierung nicht nur ein Nice-to-have, sondern ein Muss für Hotels und Locations, die auf dem MICE-Markt wettbewerbsfähig bleiben wollen.

Durch den Einsatz von Automatisierungslösungen wie den Eventmachine Event-Konfiguratoren sparen Hotels nicht nur Zeit und erhöhen die Genauigkeit, sondern bieten ihren Gästen auch ein hervorragendes Erlebnis, das sie von der Konkurrenz abhebt.