apaleo Onboarding (Verfügbarkeiten)
Hotel-Code apaleo
Zur Abfrage von Daten für eine spezifische Property aus apaleo wird der Hotel-Code benötigt.
Hotel-Code
- in den apaleo Einstellungen den Hotel-Code ermitteln
Verfügbarkeiten Hotelzimmer
Um die Verfügbarkeiten aus apaleo in Eventmachine anzeigen zu können, müssen die Kategorien aus apaleo den Optionen in Eventmachine zugeordnet werden. Ebenso wird der Name der apaleo Zeiteinheit für Übernachtungen benötigt.
Kategorien & Zeiteinheit & Optionen & Ratenplan
- in apaleo die relevanten Hotelzimmer Kategorien ermitteln
- in apaleo den Namen der Zeiteinheit für Übernachtungen ermitteln
(falls Sie keine Änderung vorgenommen haben, wird "NIGHT" verwendet) - in Eventmachine die eingerichtete Hotelzimmer Optionen ermitteln
- sicherstellen, dass ein Ratenplan für die entsprechende Zeiteinheit für die Hotelzimmer Kategorie eingerichtet ist
Verfügbarkeiten Tagungsräume & Veranstaltungsflächen
Die Live-Verfügbarkeiten von Tagungsräumen und Veranstaltungsflächen werden in Eventmachine verarbeitet und angezeigt, wenn die in apaleo angelegten Ressourcen den Optionen in Eventmachine zugeordnet wurden.
Kategorien & Optionen & Ratenplan
- in apaleo die relevanten Kategorien für Seminarräume und Eventflächen ermitteln
- in Eventmachine die eingerichteten Optionen für Tagungsräume & Veranstaltungsflächen ermitteln
- sicherstellen, dass ein Ratenplan für jede entsprechende Zeiteinheit für jede Veranstaltungsfläche eingerichtet ist
Zuordnungstabelle erstellen
Die apaleo Kategorien müssen den in Eventmachine Optionen zugeordnet werden. Gerne übersenden wir Ihnen eine bereits vorausgefüllte Mapping-Tabelle zur weiteren Bearbeitung.
Bitte schicken Sie Ihre vollständig ausgefüllte Zuordnungstabelle an support@eventmachine.xyz zurück.
Zuordnungstabelle (Beispiel)
| 1 | apaleo Code [Hotel] | apaleo Name [overnight Zeiteinheit] | |||
|---|---|---|---|---|---|
| 2 | ROA | NIGHT |
| 3 | apaleo Code [Kategorie] | apaleo Name [Kategorie] | EVENTMACHINE Option |
|---|---|---|---|
| 4 | SGL | Einzelzimmer | Einzelzimmer |
| 5 | DBL | Doppelzimmer | Doppelzimmer |
| 6 | SUI | Suite | Suite (für 1 Gast) |
| 7 | SUI | Suite | Suite (für 2 Gäste) |
| 8 | SUI_SEA | Suite (Meerblick) | Suite (für 1 Gast) |
| 9 | SUI_SEA | Suite (Meerblick) | Suite (für 2 Gäste) |
| 10 | apaleo Code [Kategorie] | apaleo Name [Kategorie] | EVENTMACHINE Option |
|---|---|---|---|
| 11 | MEE_NOBEL | Meeting Room Nobel | Nobel |
| 12 | MEE_MUNICH | Meeting Room Munich | München |
| 13 | MEE_NEWY1 | Event Space New York 1 | New York I |
| 14 | MEE_NEWY2 | Event Space New York 2 | New York II |
| 15 | MEE_NEWY3 | Event Space New York 3 | New York III |
| 16 | MEE_NEWY12 | Event Space New York 1+2 | New York I + II |
| 17 | MEE_NEWY23 | Event Space New York 2+3 | New York II + III |
| 18 | MEE_NEWYOR | Event Space New York | New York |
Zeiteinheiten in apaleo
Definieren Sie in apaleo die benötigten Zeiteinheiten, analog zu den in Eventmachine verwendeten Zeitfenstern. Es sollen auch die Start- und Endzeiten übereinstimmen.
So wird gewährleistet, dass in apaleo ein Raum oder eine Fläche nicht für den kompletten Tag als "nicht verfügbar" gilt, obwohl die Ressource nur halbtags oder nur abends geblockt sein soll.
Korrekte apaleo Zeiteinheiten werden zudem für den Fall benötigt, dass Räume nachts als Hotelzimmer und tagsüber als Veranstaltungsraum verkauft werden.
Wichtige Anmerkung: Überprüfen Sie in apaleo, ob alle Veranstaltungsflächen und Räume für alle Zeiteinheiten wie erwartet als verfügbar angezeigt werden (Navigationspunkt "Verfügbarkeit"). Richten Sie gegebenenfalls die benötigten Ratenpläne ein. Die Verfügbarkeiten können nur dann korrekt and die Eventmachine API übergeben werden, wenn diese in apaleo korrekt angezeigt werden.
Nützliche Zusatzfunktionen für eventspezifische Anwendungsfälle
Super Ressourcen
Die Funktion für Ressourcen, die zueinander in Abhängigkeit stehen.
Wofür?
Korrekte Verfügbarkeit von Flächen, die unterteilt werden können oder deren Verfügbarkeit anderweitig voneinander abhängt.
Ressourcen Pools
Die Funktion zur Verknüpfung der Verfügbarkeit einer Option in Eventmachine mit mehreren Kategorien in apaleo.
Wofür?
Korrekte Verfügbarkeit von Hotelzimmern, falls eine einzelne Hotelzimmer-Option in Eventmachine die Verfügbarkeiten eines Pools mehrerer Hotelzimmer-Kategorien in apaleo nutzt.
Mehrfachzuordnung
Die Funktion zur Verknüpfung der Verfügbarkeit mehrerer Eventmachine Optionen mit einer einzelnen apaleo Kategorie.
Wofür?
Korrekte Verfügbarkeit von Übernachtungen, falls eine bestimmte Zimmer-Kategorie aus apaleo in Eventmachine als Einzelzimmer und als Doppelzimmer angezeigt werden soll.
Zeitspannen
Die Funktion, um Verfügbarkeiten abzugleichen, falls eine Ressource für unterschiedliche Zwecke zu unterschiedlichen Zeiten verkauft wird.
Wofür?
Korrekte Verfügbarkeiten, falls beispielsweise eine Suite über Nacht als Hotelzimmer, und tagsüber als Veranstaltungsraum genutzt wird.
Bitte setzen Sie sich mit unserem Support unter support@eventmachine.xyz in Verbindung, falls eine oder mehrere der Zusatzfunktionen für Ihre apaleo Integration relevant sein könnte, und eingerichtet werden soll.
Gruppenbuchungen & Blöcke in apaleo
Basierend auf dem Status Code eines Angebots in Eventmachine können in apaleo automatisch Blöcke geschrieben oder tentative Blöcke bestätigt werden.
Diese Funktionalität umfasst alle verknüpften Resourcen wie Hotelzimmer, Tagungsräume oder sonstige Veranstaltungsflächen.
| EVENTMACHINE Status Code [Angebot] | Aktion [in apaleo] | Aktualisierung [bei Status Änderung] | |
|---|---|---|---|
| A) | Angeboten | keine Blöcke | Aktualisierung eventueller bisheriger Daten |
| B) | Optioniert | Gruppenbuchung & tentative Blöcke | Aktualisierung eventueller bisheriger Daten |
| C) | Bestätigt | Gruppenbuchung & bestätigte Blöcke | Aktualisierung eventueller bisheriger Daten |
| D) | Abgelehnt | keine Blöcke | Aktualisierung eventueller bisheriger Daten |
| E) | Verloren | keine Blöcke | Aktualisierung eventueller bisheriger Daten |
| F) | Abgesagt | keine Blöcke | Aktualisierung eventueller bisheriger Daten |
Wichtige Anmerkung: Standardmässig werden keine Daten (Blöcke, Folios o.ä.) nach apaleo geschrieben, auch wenn ein Konfigurator mit apaleo verknüpft ist und das Mapping eingerichtet ist. Dies muss zunächst freigeschaltet werden. Bitte setzen Sie sich mit dem Support in Verbindung, falls Sie diese Funktionalität nutzen möchten.
Zusatzfunktionen bei 2-Wege Integration
Wenn Daten von Eventmachine nach apaleo geschrieben werden, werden alle eingerichteten Zusatzfunktionen berücksichtigt.
Super Ressourcen
Falls "Super Ressourcen" eingerichtet sind, werden nicht nur die im Angebot enthaltenen Ressourcen geblockt, sondern auch alle weiteren, relevanten Ressourcen. Betroffene, weitere Ressourcen wie Tagungsräume oder Veranstaltungsflächen werden in apaleo automatisch auf "Out Of Order (OOO)" gesetzt.
Ressourcen Pools & Mehrfachzuordnung
Falls "Ressourcen Pools" und / oder "Mehrfachzuordnung" verwendet werden, werden diese Funktionalitäten beim Schreiben der Blöcke nach apaleo ebenso berücksichtigt.